第一章 總 則
第一條 根據學校相關文件規定，貴州大學學生（全日制在校本、專科生）檔案統一由各學院管理，為加強學生檔案管理工作，特制定本管理辦法。
第二條 學生檔案應明確專人管理，管理人員必須政治可靠，作風正派，能遵守黨的紀律，嚴守秘密，熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，積極為學生管理工作服務。
第三條 學生檔案是學生自升入中學至大學畢業階段所形成的有保存價值的文字資料，是學生學習階段情況的真實記載，它為學生畢業后的就業單位或更高層次的學歷培養部門提供可靠的依據。
第四條 學校各院、各有關部門要將學生檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各環節納入本部門學生管理工作中去，維護材料的真實面貌。
第二章 學生檔案材料的歸檔制度
第五條 歸檔范圍
（一）學生中學階段形成的材料，包括團建材料、黨建材料、高中畢業生登記表、學習成績登記表、體質測試表、健康測試表、中學生社會實踐活動登記表、中學生體育合格標準測試證(卡)、中華人民共和國學生體育合格證、高等學校考生招考登記表、高等學校招生考生體格檢查表等。(各地因地區差異，材料會有所不同，中學材料以學生所在中學或省招辦寄來為準，做好保存，及時入檔。)
（二）學生進入我校學習后形成的材料：團建材料、黨建材料、獎勵材料、處分材料、學籍變動材料、成績表（在校歷年學業成績總表、畢業設計成績考核表）、畢業生體檢表、大學畢業生登記表、畢業生派遣證等。
第六條 歸檔要求及時間、手續
（一）學院學生檔案管理部門要按照歸檔范圍及要求，將應歸檔的材料，收集齊全、完整；
（二）凡需歸檔的材料，一律用藍黑色鋼筆（或簽字筆）填寫，嚴禁使用純藍鋼筆、圓珠筆填寫或復寫，以利于檔案的保存與使用；
（三）新生檔案材料在新生入學3個月之內由各院輔導員、班主任負責收齊后按一定程序轉交給該院檔案管理人員，嚴格交接手續；
（四）教務、學生處等相關部門應將學生相應的獎勵、處分、學籍變動等有關材料及時轉交學院檔案管理人員，存入學生個人檔案；
（五）學生畢業期間，學生資助管理中心、校醫院、招生就業處應及時將貸款學生還款確認書、畢業生體檢表、就業通知書轉交各學院檔案管理人員，各院有關部門也應將本院畢業學生成績單、團建材料、黨建材料、大學畢業生登記表等材料轉交本院檔案管理人員，及時入檔。
第三章 學生檔案的保管
第七條 各院（部）必須指定專人負責管理學生檔案，建立本院學生檔案管理制度，對接收的學生檔案和相關材料要及時進行整理、歸檔，要嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防檔案的毀損、失散和泄密，做好檔案的防火、防盜、防鼠蟲、防塵、防光、防潮工作。
第八條 學生檔案的查閱制度：
（一）學生本人不得查閱個人檔案，檔案管理人員也不得向學生本人泄漏檔案內容；
（二）凡需查閱學生檔案，或復印、摘抄檔案內容，須填寫《學生檔案查閱審批表》，由查閱單位負責人和學生檔案所在院分管負責人簽批同意后方可；
（三）查閱人員不得涂改、拆散、抽取、撤換、圖劃、污損和泄露學生檔案材料，也不得翻閱無關查閱目的的學生其他材料；
（四）學生檔案原則上不外借，如遇特殊情況，需單位開具證明并由分管領導簽字后方可借閱。用畢后應及時歸還，借閱時間不得超過7天；
（五）對于違反借、查閱制度人員，視其情節輕重，上報主管單位或分管領導予以批評教育，給予紀律處分，直到追究法律責任。第四章學生檔案的轉遞。
第九條畢業生離校前和學生退學，各學院須在教務處、學生處的指導下，整理好畢業生和退學學生的檔案，做好裝檔密封及轉遞工作。檔案材料應在學生派遣前由學院學生檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔工作。
第十條 各學院學生檔案管理人員在轉遞本院學生檔案時，須仔細填寫《學生檔案材料轉遞通知單》，核對檔案袋內的內容與學生本人是否一致、檔案材料是否齊全，完全無誤后密封。要堅決杜絕錯裝、漏裝現象發生。
第十一條 畢業生檔案在派遣后兩周內通過機要部門寄送具有人事檔案管理權的用人單位人事部門或上級主管（人事代理）部門，不能自帶，檔案寄送地址依據畢業生就業協議書“檔案轉寄詳細地址”欄所填信息，畢業前未就業的畢業生檔案原則上寄送到生源所在地教育局。退學學生檔案退回生源所在地人事局或教育局。
第十二條 學生檔案轉出后應在檔案底冊上作相應處理，如注明該檔案何時轉往何處等。檔案轉出后一個月仍未收到回執，由院檔案管理機構發函催要；收到回執后，要將其粘貼在《學生檔案材料轉遞通知單》存根上備查。
第十三條 畢業生在工作單位報到一個月內，務必到有關部門查收個人檔案，未查收到檔案的畢業生，及時到本院檔案管理部門查詢。
第四章 附 則
第十四條 本辦法如與上級規定不符時，按上級有關規定執行。
第十五條 本辦法由學生工作部（處）負責解釋，自公布之日起執行。
